MAKALAH
LAB. SISTEM AKUNTANSI
“SISTEM
PENJUALAN KREDIT PERUSAHAAN JASA”
DISUSUN
OLEH :
1. RISQIA IRHAMNA PUTRI (1602043003)
UNIVERSITAS
PROF. DR. HAMKA
FAKULTAS
EKONOMI DAN BISNIS
D3
AKUNTANSI
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Perkembangan
dan kemajuan teknologi informasi saat ini berkembang sangat pesat. Dan banyak
perusahaan atau badan usaha yang menggunakan teknologi informasi untuk
meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja dalam perusahaannya.
Millenium
Pharmacon International merupakan distributor dari berbagai macam produk –
produk farmasi. Transaksi dan data yang semakin banyak menyebabkan timbulnya
beberapa kelemahan dan permasalahan dalam sistem usaha dagang ini. Dalam hal
ini, tim penulis memilih Sistem Penjualan Barang secara kredit.
Sistem
penjualan merupakan sistem yang mengatur dan mengelola transaksi penjualan
barang baik secara tunai maupun kredit.
Millenium Pharmacon International memiliki banyak konsumen, sehingga sering kelabakan apabila ada pesanan barang dalam jumlah besar, selain itu terdapatkesulitan pengecekan stok barang apabila dibutuhkan.
Millenium Pharmacon International memiliki banyak konsumen, sehingga sering kelabakan apabila ada pesanan barang dalam jumlah besar, selain itu terdapatkesulitan pengecekan stok barang apabila dibutuhkan.
BAB III
PEMBAHASAN
A.
Penjualan
kredit
Kegiatan penjualan terdiri dari
transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai.
Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah dipenuhi
dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara
kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit. Di dalam
transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan
kepada pembeli jika perusahaan menerima kas dari pembeli. Untuk kegitan
penjualan tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai
Di dalam transaksi penjualan, tidak
semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang
yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembelian barang oleh
pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan.
B.
Dokumen yang
Digunakan Dalam Sistem Penjualan Kredit
1.
Surat Order
Pengiriman dan Tembusannya
Dokumen ini
merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi
kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan
spesifikasi seperti yang tertera dalam dokumen tersebut.
Tembusan
dokumen ini berupa :
ü Tembusan Kredit (Credit Copy)
Dokumen ini digunakan untuk
memperoleh status kredit pelanggan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit
dari fungís kredit.
ü Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh
fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah
diterima dan dalam proses pengiriman.
ü Surat Muat (Bill of Lading)
Dokumen ini digunakan sebagai
bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum.
ü Slip Pembungkus (Packing Slip)
Dokumen ini ditempelkan pada
pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan
dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
ü Tembusan Gudang (Warehouse Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan surat order
pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan
spesifikasi sesuai dengan yang tercantum didalamya, agar menyerahkan barang
tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam
kartu gudang.
ü Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan
surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal
pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat
order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan
pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan
dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian
pengiriman ini merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai
pesanan pelanggan yang belum dipenuhi.
ü Arsip Index Silang (Cross-index File Copy)
Merupakan
tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama
pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan
mengenai status pesanannya.
2.
Faktur
Penjualan dan Tembusannya
Faktur penjualan
merupakan dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk mencatat timbulnya
piutang. Faktur penjualan merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi
penagihan kepada pelanggan.
Tembusan
dokumen ini berupa :
ü Tembusan Piutang (Account Receivable Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan
faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi
sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
ü Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan
yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar
mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
ü Tembusan Analisis (Analysis Copy)
Dokumen ini merupakan tembusan
yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk
menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk
analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga.
ü Tembusan wiraniaga (Sales person Copy)
Dokumen ini dikirimkan oleh
fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan
yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya untuk menghitung
komisi penjualan yang menjadi haknya.
ü Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan
Rekapitulasi harga pokok
penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total
harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang
dicantumkan dalam dokumen ini berasal dari kartu persediaan. Secara periodik
harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi
harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti
memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi
tertentu.
ü Bukti Memorial
Bukti
memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum.
Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk
mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
C.
Fungsi yang
terkait dengan flowchart penjualan
kredit diatas meliputi :
1.
Bagian
Penjualan
Menerima order pelanggan baik
melalui surat maupun telepon yang mengidentifikasikan jenis dan kuantitas
barang yang diminta. Fungsi ini akan menambahkan informasi yang belum lengkap
pada surat order (seperti keterangan barang yang dijual, nama dan alamat
pelanggan, jumlah dan harga per unit, dan informasi keuangan lainnya seperti
potongan harga, dan ongkos angkut.)
2.
Departemen
Kredit
Bagian kredit menentukan batas
kredit, kelayakan pemberian kredit pada pelanggan dan memberikan persetujuan kredit
sehingga salinan order penjualan dapat didistribusikan ke departemen penagihan,
pergudangan, dan pengiriman.
3.
Gudang
Bagian gudang bertanggung
jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan,
menandatangani salinan surat perintah pengeluaran barang sebagai bukti pesanan
sudah dikerjakan dengan benar serta menyerahkan barang ke departemen
pengiriman. Bagian gudang perlu mencatat penyesuaian data persediaan
4.
Departemen
Pengiriman
Bagian pengiriman bertanggung
jawab untuk mencocokkan barang dengan surat surat jalan untuk memastikan
kebenaran pesanan. Petugas pengiriman menyerahkan barang, dokumen pengiriman,
dan dua rangkap Bill Of Leading ke perusahaan jasa pengiriman, kemudian
melakukan tugas-tugas sebagai berikut :
ü Mencatat pengiriman pada buku harian pengiriman barang.
ü Menyerahkan dokumen surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan ke
departemen penagihan sebagai bukti pengiriman sudah dilaksanakan.
ü Menyimpan satu salinan untuk tiap-tiap dokumen pengiriman dan dokumen
tagihan bongkar muat barang.
5.
Departemen
Penagihan
Bagian penagihan ini
bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada
pelanggan setelah memperoleh informasi lengkap berkenaan pengiriman barang dari
informasi yang terdapat pada surat perintah pengeluaran barang dan surat jalan,
membuat jurnal penjualan, serta mengirimkan salinan buku besar dari order
penjualan ke bagian piutang.
6.
Departemen
Akuntansi
Bagian
piutang bertanggung jawab untuk memposting data salinan buku besar order penjualan
ke buku besar pembantu piutang dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang
kepada para debitur. Bagian buku besar meringkas buku rekening dari bagian
piutang, membuat laporan penjualan serta mencatat harga pokok persediaan yang
dijual ke dalam kartu persediaan. Laporan Yang dihasilkan Dalam Penjualan
Kredit merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang
merupakan keluaran sistem akuntansi.
D.
Prosedur Sistem Penjualan Kredit
1.
Proses
penjualan
Proses
penjualan diawali dari adanya pesanan dari pelanggan yang menyatakan jenis dan
kuantiítas barang yang ditujukan kepada departemen penjualan dalam bentuk
surat, telepon langsung oleh pelanggan kepada bagian penjualan dan kemudian
akan membuat sales order untuk didistribusikan ke departemen lain yang
berkaitan dengan masalah penjualan.
2.
Proses
Kredit
Fungsi dari
departemen kredit meliputi penyetujuan atau otorisasi atas transaksi yang
mencakup verifikasi atas kelayakan kredit dapat diberikan kepada pelanggan.
Selain itu, departemen kredit juga berperan dalam menyetujui adanya retur dan
potongan penjualan serta adanya penyesuaian atas rekening pelanggan, menilai
dan menyetujui neraca saldo umur piutang dalam penentuan sisa kredit dari
pelanggan. Salinan dari persetujuan kredit atas penjualan akan dikelola dan
disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai berakhirnya transaksi.
3.
Proses
Penagihan
Faktur, memo
kredit dan penyesuaian faktur lainnya yang diterima pada saat persetujuan
kredit oleh departemen penagihan sebagai tanda terima dari dokumen pengiriman
atas pengeluaran barang akan dikelola ke piutang dagang untuk diposting ke
rekening pelanggan.
4.
Proses
Pengeluaran Barang dari Gudang
Salinan
surat penjualan barang yang berasal dari departemen penjualan atas adanya
pesanan penjualan yang dikelola kemudian oleh bagian gudang mengisyaratkan
kepada bagian gudang untuk mempersiapkan barang yang diinginkan oleh pelanggan
sesuai dengan pesanan dan mengeluarkan barang yang dimaksud. Setelah petugas
menulis inisial pada salinan surat pengeluaran barang yang mengindikasikan
bahwa pesanan sudah lengkap dan benar, satu salinan surat pengeluaran barang
akan dikirimkan ke departemen pengiriman dan salinan lainnya akan disimpan di
gudang sebagai catatan transaksi.
5.
Proses Pengiriman
Barang
Pengiriman
barang akan dilakukan oleh departemen pengiriman setelah departemen pengiriman
menerima surat pengiriman barang dari departemen persediaan (bagian gudang).
Dokumentasi atas adanya pengiriman barang akan disiapkan oleh departemen
pengiriman sebuah bill of lading yaitu pertukaran dokumentasi antara pengirim
dan pengangkut.
6.
Proses
Update Persediaan
Dalam hal
pemutakhiran data persediaan barang dilakukan berdasarkan atas dokumen
pengeluaran barang dari departemen pengiriman yang akan dilakukan oleh Bagian
akuntansi yang akan memperbaharui catatan akun buku besar pembantu persediaan,
dan setelah proses pembukuan selesai dilakukan dokumen pengeluaran barang akan
disimpan.
7.
Proses
Piutang Dagang
Bagian yang
berperan atas pencatatan piutang dagang oleh pelanggan dilakukan oleh
departemen akuntansi bagian piutang dagang dengan cara membukukan salinan buku
besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang dan setelah
proses pembukuan selesai dilakukan staff piutang dagang akan menyimpan salinan
buku besar yang akan merangkum setiap saldo akun menjadi satu dan
mengirimkannya ke buku besar umum.
8.
Proses
Pencatatan Buku besar Umum
Pengendalian persediaan dan ikhtisar setiap akun yang berasal dari piutang
dagang akan terlaksana pada saat penutupan periode pemrosesan setelah
departemen buku besar umum telah menerima voucher jornal dari departemen
penagihan.
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
B.
Penjualan barang dan jasa perusahaan dapat
dilaksanakan melalui penjualan tunai atau penjualan kredit. Penjualan kredit
memungkinkan perusahaan menambah volume
penjualan dengan member kesempatan kepada para pembeli membelanjakan
sekarangpenghasilan yang akan diterima mereka dimasa yang akan datang.
Penjualan kredit dapat dilakukan melalui 2 sistem
penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan dan sistem penjualan kredit
biasa. Sistem penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan didahului dengan
seleksi pelanggan yang secara keuangan dapat diberi hak untuk melakukan
pembelian secara kredit kepada perusahaan.Pembelian yang dilakukan oleh
pelanggan yang terpilih selama jangka waktu tertentu dicatat sebagai piutang,
dan secara periodik .
Sistem penjualan kredit umumnya digunakan oleh
perusahaan manufaktur dalam penjualan produk mereka. Dalam sistem peenjualan
ini, seleksi pelanggan ang dapat diberi kesempatan untuk membeli kredit
dilaksanakan oleh fungsi kredit.
Dalam memberi kesempatan kepada pelanggan untuk
mengembalikan barang yang telah dibeli namuun tidak sesuai dengan kebuttuhan
atau keinginan mereka, perusahaan mengembangkan sistem retur penjualan.
Dokumen penting yang digunakan dalam sistem retur
penjualan adalah memo kredit dan laporan penerimaan barang. Unsur pengendalian
intern dirancang dalam sistem retur penjualan dengan cara merinci unsur unsur
pokok sistem pengendalian intrern :
struktur organisasi, sistem otorisasi serta praktik yang sehat.
DAFTAR PUSTAKA
Mulyadi.Akuntansi Biaya
Tidak ada komentar:
Posting Komentar