Fungsi Perencanaan

Perencanaan produksi, program penjualan produk baru, perencanaan rekrutmen karyawan baru, dan perencanaan anggarannya merupakan suatu perencanaan dalam setiap kegiatan organsasi yang harus dilakukan oleh setiap organisasi.

Sebelum melakukan proses-proes perencanaan perusahaan harus menetapkan tujuan yang hendak dicapai terlebih dahulu.Dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis tahapan yang paling penting dalam fungsi manajemen adalah perencanaan. Rasional dan sitematis dan bukan hanya intuisi atau firasat merupakan prosedur yang harus diandalkan dalam perusahaan dalam era globalisasi. Guna menjadi peserta aktif dalam dunia usaha, manajemen tidak hanya bereaksi pada lingkungannya namun juga perencanaan organisasi diharuskan lebih aktif, berkesinambungan, dinamis serta kreatif. Alasan mengapa pentingnya perencanaan dalam mencapai tujuan serta mengefektifkan perencanaan itu sendiri akan menjadi pokok bahasan dalam materi ini pada perkenalan konsep perencanaan. Guna mengembangkan rencana aktifitas kerja organisasi dibutuhkan strategi untuk mencapai tujuan itu sendiri.

Perencanaan adalah proses terpenting dari fungsi manajemen oleh sebab itu kegiatan tak akan dapat berjalan dengan lanca tanpa fungsi-fungsi dari perencanaan yang terdiri dari pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan.

Rencana terbagi menjadi dua yaitu rencana informal atau rencana formal. Rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi merupakan pengertian dari rencana informal. Sedangkan rencana formal merupakan rencana tertulis yang harus dikerjakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu atau singkat. Rencana bersama anggota korporasi, maksudnya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu merupakan rencana formal. Dalam mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman dibuatlah rencana formal tentang apa yang harus dilakukan. Memberikan pengarahan untuk organisasi merupakan tujuan yang pertama dalam perencanaan. Untuk mencapai tujuan organisasi dan apa yang harus dilakukan dengan siapa mereka harus bekerja sama, dapat diketahui dengan adanya rencana.

Tanpa rencana, suatu organisasi mungkin tak akan bekerja sama dan akan bekerja sendiri-sendiri secara sembarangan, sehingga membuat kerja organisasi kurang efesien dan efektif. Tujuan kedua adalah mengurangi ketidakpastian. Ketika seseorang anggota membuat sebuah rencana, ia dipaksa untuk melihat kemungkinan jauh ke depan,  juga meramalkan perubahan yang akan terjadi, serta memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun kembali rencana untuk menghadapinya.

Menetapkan tujuan dan standar yang digunakan merupakan tujan akhir dari fungsi perencanaan, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada merupakan pengertian prosen evaluating atau evaluasi. Manajer tidak akan dapat menilai kinerja suatu organisasi tanpa adanya rencana.

A.           Perencanaan

Tujuan tercapaianya perencanaan yang baik dalam sebuah organisasi adalah dengan cara membuat strategi dan mengembangkan rencana aktifitas kerja. Tujuan lainnya juga adalah sebuah pengorganisasian pengotrolan dan pengarahan aspek sebuah perencanaan dibagi menjadi 2 yaitu rencana informal dan rencana formal. Definisi dari rencana informal yaitu sebuah rencana bukan dan juga bukan tujuan utama di sebuah organisasi. Rencana resmi yang dibuat oleh sebuah organisasi disebut rencana formal. Dalam setiap anggota diwajibkan mengerti dan melaksanakan rencana bersama anggota korporasi. Diciptakannya kesepahaan untuk mengurangi ambiguitas itulah kenapa rencana formal dibuat.

B.            Elemen perencanaan

Sasaran dan rencana itu sendiri merupakan elemen terpenting dari suatu perencanaan.

C.            Sasaran

Sesuatu yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi merupakan pengertian dari sasaran atau sering disebut juga tujan. Dalam mengatur suatu pekerjaan perlu adanya sasaran untuk memandu menajemen membuat keputusan serta membuat kriteria.

Sasaran dibedakan menjadi 2, antara lain sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil atau sasaran yang tidak dinyatakan. Pengertian dari Stated goals sendiri adalah sasaran yang dinyatakan oleh organisasi kepada masyarakat luas. Dapat dicontohkan seperti yang dilihat di laporan tahunan, piagam perusahaan, pengumuman humas, serta pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan merupakan pengertian dari Sasaran rill. Sasaran ini hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

D.           Rencana

Cakupan, kekhususan, frkuensi dan jangka waktu ini merupakan pembagian dari sebuah rencana. Jika dilihat cakupannya rencana mampu dibedakan menjadi 2 yaitu rencana operasional dan rencana strategis. Definisi rencana operasional merupakan pengaturan kegiatan dalam keseharian anggota. Sedangkan rencana strategis yaitu rencana umum yang diperuntukkan bagi sebagian organisasi. Berdasarkan jangka waktunya, dapat dibedakan menjadi 2 yaitu jangka panjang dan pendek, jika rencana itu berjangka waktu lebih dai 1 tahun dengan maksimal 3 tahun disebut rencana jangka panjang, tetapi jika kurang dari 1 tahun disebut jangka pendek.

 Sementara rencana yang berada di antara jangka waktu pendek dan jangka waktu panjang dapat disebut intermediate time frame. Rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik menurut kekhususannya. Rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail adalah pengertian dari rencana direksional. Contohnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk "meningkatkan keuntungan 15%." Guna mencapai 15% itu manajer tidak memberi tahu kan apa yang perlu dikerjakan. Dalam rencana direksional seperti ini dapat dikatakan sangat fleksibel, namun juga tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana yang dilakukan secara detail untuk menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan merupakan pengertian dari rencana spesifik. Tak hanya menyuruh karyawan untuk "meningkatkan profit 15%," namun juga memberikan perintah mendetail, contohnya dengan mengurangi biaya, memperluas pasar dan lain-lain.

Terakhir adalah rencana yang dibagi berdasarkan frekuensi penggunaannya, antara lain single-use dan standing plans. Rencana yang di desain untuk dilakukan satu kali saja adalah rencana single-use. Sebagai contoh, “mencapai penjualan 2.000.000 unit pada tahun 2006”. Sedangkan yang dimaksud standing plans adalah berjalannya sebuah rencana selama perusahaan tetap berdiri, termasuk didalamnya yaitu, peraturan, prosedur, kebijakan, dan lainnya.

1.             Unsur-unsur Perencanaan

Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsur-unsur perencanaan yaitu :

1.      Apa yang harus dikerjakan dalam sebuah tindakan.

2.      Apa penyebabnya tindakan itu harus dilakukan.

3.      Dimana tindakan itu dilakukan.

4.      Kapan tindakan itu dilakukan.

5.      Siapa yang akan melakukan tindakan itu.

6.      Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu.

                                

2.             Sifat Rencana Yang Baik
Berikut sifat-sifat dalam memuat rencana yang baik :

1.      Menggunakan kata-kata yang sederhana dan mudah dipahami sehingga tidak menimbukan penafsiran yang berbeda-beda.

2.      Besifat fleksibel, jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan rencana dapat diubahkan dan dimuat kembali.

3.      Meskipun memiliki sifat fleksibel, rancana juga harus menjaga stabilitasnya serta harus ada dalam perimbangan.

4.      Syarat adanya sebuah perimbangan adalah seimbangnya pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi dengan kebutuhan.

5.      Meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi, yaitu termasuk meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan.

3.             Proses Pembuatan Rencana

a.              Menetapkan Tujuan serta Tugas

Tugas serta tujuan adalah dua hal yang sangat penting dalam suatu rencana dan tidak dapat dipisahkan, sebab tugas sendiri dapat diartikan sebagai apa yang harus kita lakukan, sedangkan tujuan adalah suatu bentuk atau nilai yang akan dicapai atau peroleh.

b.             Analisa dan Observasi

Dalam pencapaian tujuan bila sudah kita ketahui dan sudah terkumpulkan berbagai faktor yang dianalisa tentu akan mempermudah dalam mencapai tujuan dari sebuah rencana.

c.              Mengadakan kemungkinan-kemungkinan

Kemungkinan yang dapat diurut atas dasar tertentu, seperti faktor yang tersedia dalam memberikan perencanaan antara lain besarnya biaya yang dibutuhkan, efektivitas, serta lamanya penyelesaian.

4.             Siapa Pembuat Rencana ?

a.              Panitia Perencanaan

Guna menghsilkan suatu rencana, masing-masing panitia yang mewakili beberapa pihak perlu membawakan misinya dengan harapan rencana yang dibuat dalam dilaksanakan.

b.             Bagian Perencanaan

Bagian perencanaan merupakan suatu unit yang bertugas khusus dalam menyusun rencana dan merupakan tugas rutin dalam suatu perusahaan atau organisasi.

c.              Tenaga Staf

Dalam suatu organisasi atau perusahaan ada dua kelompok fungsional meliputi :
• Pelaksana yaitu sekelompok orang yang langsung menangani suatu pekerjaan dan tidak dapat disamakan dengan pimpinan
• Staf (pemikir) yaitu sekelompok orang yang tugasnya menganalisa suatu fakta untuk kemudian merencanakannya sesuatu guna dan tidak secara langsung membuat atau memproduksi suatu barang.

5.             Bentuk-bentuk Perencanaan

a.              Rencana Global (Global Plan)
Analisa penyusunan recana global terdiri atas 5 point penting yaitu yang pertama adalah kekuatan yang dimiliki oleh organisasi yang bersangkutan atau yang disebut Strenght. Kedua, memperhatikan kelemahan yang dimiliki organisasi yang bersangkutan atau weaknesses. Ketiga, opportunity yaitu kesempatan terbuka yang dimiliki oleh organisasi. Terakhir, treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi organisasi.

b.             Rencana Stategik (Strategic Plan)

Dalam mencapai rencana global yang lebih terperinci adalah dengan cara menyusun kerangka kerja dalam jangka waktu yang panjang. Dalam mencapai suatu tujuan bersama maka dilakukan suatu proses dalam jangka panjangng dan secara bersusun. Dalam penggunaan suatu perencanaan yang secara strategic terdapat tiga alasan yaitu:

·      Bagi suatu perencanaan maka dilakukan untuk memberi kerangka dasar

·      Memahami suatu bentuk perencanaan untuk mempermudah

·      Memahami dan menilai suatu kegiatan manajer serta organisasi pada titik permulaan

  Foto : http://koperasi-yamaha.com/wp-content/uploads/2016/03/plan.jpg